Na concepção de um projecto telecolaborativo é fundamental decidir que tipo de informação (e em que formato) se vai trocar entre os participantes.

Tipos de informação:

- textos
- imagens (desenhos, pinturas, fotos, gráficos,...)
- folhas de cálculo
- bases de dados
- pilhas de hipermedia
- apresentações electrónicas
- ficheiros de áudio e vídeo
- etc..

Importa também definir a(s) forma(s) de intercâmbio dos documentos produzidos ao longo do desenvolvimento do projecto e certificar-se que possui os meios e os conhecimentos para os enviar, receber e/ou converter.

Formas de intercâmbio:

- mensagens electrónicas
- listas de distribuição de correio electrónico
- ficheiros anexos a mensagens electrónicas
- páginas WWW (como espaço de publicação, organização e recuperação de trabalhos,    materiais e recursos do projecto
- FTP (File Transfer Protocol) entre servidores
- Grupos de discussão (Fóruns)
- Comunicação em directo: IRC (Internet Relay Chat), videoconferência, Telefone, Radio Amador CB,...
- Plataformas de trabalho/formação a distância
- Correio postal
- Fax
- Telefone/Telemóvel
- ...

Depois, é aconselhável que os diferentes participantes no projecto se certifiquem que possuem o mesmo tipo de equipamentos informáticos, os mesmos programas e, de preferência, nas mesmas versões. Caso contrário, é conveniente que, pelo menos, tomem em consideração as precauções que a seguir descrevemos.

Texto:
Verifique se o seu processador de texto lê correctamente os ficheiros criados no computador do seu(s) parceiro(s), ou cria ficheiros nesse mesmo formato.
Verifique também se as versões mais recentes dos programas detectam os ficheiros das versões mais antigas, e vice-versa. Uma das soluções passa por enviarem sempre os ficheiros em formato simples (.TXT) reconhecido por todos os processadores de texto, ou em formato enriquecido (.RTF) reconhecido pela generalidade dos programas de edição de texto.

Folhas de Cálculo/Base de dados:
Para além dos parceiros poderem decidir enviar os ficheiros sempre num mesmo formato, podem ainda, caso seja necessário, fazer uma cópia (Copiar-Colar ou Colar Especial do menu Edição) da folha de cálculo ou lista da base da dados para um documento de texto, ou ainda gravar (Gravar como...) o ficheiro em formato de texto simples (.TXT). No entanto, caso o documento seja gravado em .TXT apenas é gravado em colunas e em linhas o conteúdo das células, perdendo-se todas as fórmulas e formato de tabelas.

Imagens:
Para criar qualquer espécie de imagem para partilhar, é necessário um programa de edição gráfica, uma câmara digital ou um digitalizador de imagem. O formato em que se grava um ficheiro desta natureza tem muito a ver com a utilização a dar a essas imagens. Os formatos actualmente mais utilizados são aqueles que permitem uma visualização directa da imagem no corpo da mensagem de correio electrónico e que, ao mesmo tempo, são reconhecidos por todos os navegadores Internet. Aconselhamos, por isso, o formato .GIF (para guardar desenhos, gravuras, gráficos,...) e o formato .JPG (para guardar fotografias).

Compressão de ficheiros:
Os ficheiros de imagem são habitualmente de um tamanho superior aos ficheiros de texto. Uma boa prática consiste em comprimir estes ficheiros (e porque não todos os outros...) antes de os enviar. Este processo proporciona uma transmissão mais rápida e permite preservar a integridade dos ficheiros. Um bom programa de compressão / descompressão para PC (Personal Computer) é o WinZIP. Este programa permite descompactar ficheiros com os seguintes formatos: ZIP, TAR, ‘Z, GZ, TGZ, CAB, UUencode, Bintlex e MIME, entre outros. Na ajuda deste programa podemos encontrar um manual completo que nos explica, passo a passo, todas as tarefas que ele disponibiliza.

Ficheiros em formatos especiais:
Estes ficheiros requerem, na maioria dos casos, que o utilizador possua os programas em que foram criados. São exemplos, os documentos criados no Microsoft Publisher, no PageMaker, no HyperStudio.
Alguns documentos podem ser gravados em formato auto-executável, o que permite que qualquer computador (com as especificações mínimas de instalação do programa) os possa ler. São exemplos os documentos criados em editores de linguagens de programação como o Mega Logo, Visual Basic, Java. No entanto, como não temos o documento fonte não os podemos editar.
Muitos destes programas, como por exemplo o Power Point (programa de criação de apresentações electrónicas), e o HyperStudio (programa de criação de aplicações multimedia) já possuem leitores próprios ou versões de espectador grátis (Viewers) que em combinação com os ficheiros nos permitem visualizar os documentos por eles criados. Têm também o inconveniente de não os podermos editar.

FTP (File Transfer Protocol):
Um caminho para transferir ficheiros, se o projecto tem acesso a um servidor que lhe disponibiliza espaço para a colocação / publicação de ficheiros , é usar um programa de FTP. Qualquer participante, definidas as condições de acesso ao servidor, pode carregar e descarregar os ficheiros directamente do mesmo espaço virtual comum.
Se o seu fornecedor de acesso à Internet não lhe proporciona este serviço, pode sempre optar por obter uma directoria / pasta num servidor de FTP público. Um dos programas mais utilizados nos PC para transferência de ficheiros através da Internet é o WS-FTP. Propomos-lhe o Guião de Operação Elementar do WS-FTP elaborado pelo Programa Internet na Escola, que pode encontrar em: 
http://www.uarte.mct.pt/ajuda/manuais/guiaoWS.html
Muitas das páginas na WWW apresentam ligações que evidenciam ficheiros para transferir para o computador. Outras páginas apresentam um pequeno gráfico contendo a inscrição “download”. Para proceder à cópia basta, na maior parte dos casos, clicar nessas hiperligações que, de imediato, executam uma função de FTP.

Locais WWW (Html):
Estes tipos de documentos são partilhados muito facilmente. Basta ter um navegador Internet e saber o endereço da(s) página(s) a consultar. No entanto, é necessário saber construir as páginas em formato HTML (Hyper Text Markup Language) e dispor de um servidor para as publicar.

Existem na Internet bons guias para aprender a construir páginas para a Internet.

Um deles é o Atelier WWW, criado pela uARTE - Unidade de Apoio à Rede Telemática Educativa do Ministério da Ciência e Tecnologia: http://atelier.uarte.mct.pt/

Outro espaço virtual de aprendizagem e construção de páginas WWW pode ser encontrado nas páginas do IIE (Instituto de Inovação Educacional): http://w3.iie.min-edu.pt/tutorial/index.htm

Nota: As indicações que acabamos de prestar apenas se aplicam à troca de informação entre programas que correm sobre o ambiente Windows em computadores pessoais da família IBM-PC.